Vad är strategi

Hur organiserad är ditt kontor eller organisation? Många skulle säga, ”Inte särskilt organiserad alls”!

Till exempel kan du ha ett rörigt skrivbord, staplar av filer som inte har någon plats att gå och ett lag som spenderar mycket tid på att söka efter de verktyg och resurser som de behöver för att få sina jobb gjorda.

Disorganisering bryter inte bara tid, men sänker också produktivitet och moral.

Därför är det värt att spendera tid att omorganisera ditt kontor, avdelning eller organisation. Även små förbättringar kan få en mycket positiv inverkan på den totala produktiviteten.

I den här artikeln utvecklar vi några av idéerna i vårt stycke på Lean Manufacturing genom att ta en detaljerad titt på 5S-systemet. Det här är ett metodiskt sätt att minska avfall, och förbättra effektiviteten och produktiviteten i vilket utrymme som helst – oavsett om det är ett litet kontor, ditt skrivbord eller en stor tillverkningsanläggning.

Nyckelfaktorer

Your Content Goes Here

Your Content Goes Here

Your Content Goes Here

5S-systemet
5S-systemet har sitt ursprung i Japan som en del av kaizen. Dess syfte är att skapa en säker, ren och välorganiserad arbetsplats. Även om det utvecklades för tillverkning, kan systemet användas i vilken miljö som helst för att förbättra effektiviteten och minska avfallet.

De fem stegen är baserade på fem japanska ord:
Seiri – ”Sortera”
Seiton – ”Set in Order”
Seiso – ”Shiny Clean” eller ”Systematic Cleaning”
Seiketsu – ”Standardiserad Cleanup”
Shitsuke – ”Sustain”
Vi ser på fördelarna med systemet och undersöker sedan varje steg mer detaljerat nedan.

Fördelar med 5S-systemet
Det finns ett antal fördelar med att använda 5S-systemet för att omorganisera din arbetsplats:

Det kan hjälpa dig att spara resurser, eftersom det tvingar dig att titta på alla verktyg och processer som du använder. Om några verktyg eller processer inte fungerar eller är ineffektiva ändrar du antingen hur du gör saker eller kasserar dem. Du sparar också resurser genom att minska lagringskostnaderna och förbättra effektiviteten.
Systemet kan hjälpa dig att förbättra kvalitet och säkerhet, standardisera processer och förbättra moralen. (De flesta föredrar att arbeta i en ren och organiserad arbetsmiljö!)
Du och ditt team kommer sannolikt att vara mer produktiva när du har använt systemet för att ändra och omorganisera din miljö.
Tips:
Se till att du använder detta tillvägagångssätt under rätt omständigheter och distribuerar det på ett proportionellt sätt. Människor kan bli passionerade om smidighet, vilket kan vara lämpligt i vissa situationer. Men i andra situationer kan det konsumera ledningstid och energi och driva orubbliga men högkvalificerade eller kreativa människor ur organisationen.

Hur man använder 5S-systemet
5S-systemet kan hjälpa dig att organisera nästan vilken miljö som helst. Oavsett om du försöker städa ditt kontor eller omorganisera hela din avdelning, kommer du att hjälpa dig att vara mer produktiv enligt följande steg.

Det är viktigt att slutföra varje steg helt innan du går vidare till nästa steg. Låt oss titta på varje steg i större detalj:

Steg 1: Sortera
Här eliminerar du allt i din arbetsytan som är onödigt för arbete. Detta inkluderar verktyg, möbler, röranordningar, instruktioner, processer, böcker eller delar. Om det finns något som du inte använder för dina aktuella uppgifter, ta bort dem.

”Red tagging” är en effektiv teknik för att bestämma vad du verkligen använder. Om du är osäker på ett objekts användbarhet, lägg en röd etikett på den och flytta den till en annan plats. Om du eller ditt team kan gå en månad eller två utan att använda objektet, behöver du förmodligen inte det. Den kan sedan lagras eller kasseras.

Steg 2: Ställ i ordning
När du har slutfört sorteringssteget bör du bara ha de saker som du och ditt team behöver göra ditt arbete. Du måste nu organisera dessa objekt för att se till att de är lätta att hitta.

Målet med detta steg är att säkerställa ett effektivt arbetsflöde. Placera saker nära var de ska användas, så att du och ditt lag inte behöver slösa tid för att komma till dem.

Om du till exempel skriver ut artiklar flera gånger om dagen, sparar du tid och energi genom att flytta skrivaren närmare skrivbordet eller kontoret, så att du inte behöver gå långt för att använda den.

Tips:
Våra artiklar Arkivfilmen och hur man organiseras kan också hjälpa till under det här steget.

Steg 3: Glänsande rent
Håll dina kontor eller arbetsplatser rena och fria från rubbning och bestämma vilken nivå av renhet du vill att ditt kontor eller arbetsområde ska röra sig mot.

Till exempel, hur ren är ”ren”? Vilken nivå av renlighet behöver du för hälsa, säkerhet och god lagmoral?

Identifiera källor till skräp och smuts. Till exempel kanske det alltid finns högar av papper runt kopian. Eller kanske finns det alltid tomma kaffekoppar i ditt konferensrum, som du måste rensa varje gång du vill ha ett möte.

När du rengör analysera varför vissa områden är svårare att hålla organiserade. Chansen är att du saknar ett verktyg, en produkt eller en process för att hålla den ren och fri. När du är klar, ta bilder av hur ditt utrymme ser ut. Dessa bilder hjälper dig i nästa steg.

Steg 4: Standardiserad rengöring
Nu när du vet hur ren du vill ha och behöver ditt utrymme att vara, utveckla en rutin eller process för att hålla den ren varje dag.

Analysera även problemområdena och skapa en plan för att fixa dem. Tänk exempelvis på en metallskärmaskinområde vid en tillverkningsanläggning. Kan du installera ett centralt vakuum för att hjälpa ditt team att eliminera metallspånen och smuts? Eller överväga kopian rummet. Det kan hända att du har högar av papper i det här området eftersom det inte finns några papperskorgen för att kassera papper.

Poängen är att systematiskt rengöring bör vara en daglig del av arbetet, inte en tillfällig aktivitet. Rengöraren din arbetsplats, desto säkrare och friskare blir det för dig och ditt lag. Se till att du analyserar alla problemområden och utvecklar en lösning för att eliminera orsaken.

Steg 5: Bibehålla
Detta är ofta det svåraste steget. När du har fastställt de föregående fyra stegen måste du behålla det nya systemets vanor – det vill säga ombilda dig själv och ditt lag för att utveckla nya vanor.

Nyckeln är effektiv kommunikation med din personal. Använd verktyg som affischer, nyhetsbrev, procedurhandböcker, prestandaöversikter, träning och hanteringskontroll. Se till att alla i ditt team förstår hur viktigt det är att följa det nya systemet. Överväg att erbjuda belöningar eller incitament till ditt team för att utveckla och behålla dessa vanor.

Notera:
Många tror att de fem senaste stegen bidrar automatiskt till en säkrare arbetsplats, men vissa organisationer lägger till ett sjätte steg i 5S System – Safety – för att säkerställa att detta viktiga område ges tillräcklig uppmärksamhet.

Nyckelord
5S-systemet är en effektiv metod metod för att minska avfallet och göra din arbetsplats mer effektiv och organiserad.

Det finns fem steg: Sortera, Ange i ordning, Glänsande rent (eller systematisk rengöring), Standardiserad Cleanup och Sustain. Det är viktigt att gå igenom systemet i följd. När du har genomfört de fyra första stegen är det viktigt att du behåller systemet för din långsiktiga framgång.

Använd träning, affischer och incitament för att hjälpa dig och ditt team att utveckla och behålla dessa nya vanor.