Vad är strategi

Oavsett vilken bransch du jobbar med finns ofta utrymme för att öka övergripande prestanda. Ett bra sätt att göra detta är att identifiera och eliminera “flaskhalsar” eller saker som håller dig tillbaka.

Men hur identifierar du dessa flaskhalsar?

Ett tillvägagångssätt är att använda Theory of Constraints (TOC). Detta hjälper dig att identifiera den viktigaste flaskhalsen i dina processer och system, så att du kan hantera det och förbättra prestanda.

I den här artikeln kommer vi att utforska teori om begränsningar, och vi ska titta på hur du kan tillämpa det på din egen situation.

Nyckelfaktorer

Your Content Goes Here

Your Content Goes Here

Your Content Goes Here

Förstå teorin
Du har sannolikt hört ordspråket, “En kedja är bara lika stark som den svagaste länken”, och det här är vad Theory of Restraints reflekterar. Det skapades av Dr Eli Goldratt och publicerades i sin 1984 bok “The Goal.”

Enligt Goldratt dikteras organisationsprestanda genom begränsningar. Det här är begränsningar som hindrar en organisation från att maximera prestanda och nå sina mål. Begränsningar kan innebära människor, leveranser, information, utrustning eller till och med politik, och kan vara internt eller externt för en organisation.

Teorin säger att varje system, oavsett hur bra det utför, har åtminstone en begränsning som begränsar dess prestanda – det här är systemets svagaste länk. Teorin säger också att ett system bara kan ha en begränsning åt gången, och att andra svagheter är “icke-begränsningar” tills de blir den svagaste länken.

Du använder teorin genom att identifiera din begränsning och ändra sättet att du arbetar så att du kan övervinna det.

Teorin användes ursprungligen framgångsrikt inom tillverkningen, men du kan använda den i olika situationer. Det är mest användbart med väldigt viktiga eller ofta använda processer inom din organisation.

Tillämpa teorin
Låt oss titta på en steg-för-steg-process för att använda teorin:
Steg 1: Identifiera begränsningen
Det första steget är att identifiera din svagaste länk – det här är den faktorn som håller dig tillbaka mest.

Börja med att titta på de processer som du använder regelbundet. Fungerar du så effektivt som du kan vara, eller finns det flaskhalsar – till exempel, eftersom ditt folk saknar färdigheter eller träning, eller för att du saknar kapacitet på ett nyckelområde?

Här kan det hjälpa till att använda verktyg som Flow Charts, Swim Lane Diagrams, Storyboarding och Failure Modes and Effects Analysis för att kartlägga dina processer och identifiera vad som orsakar problem. Du kan också brainstorma begränsningar med teammedlemmar och använda verktyg som 5 Whys Technique och Root Cause Analysis för att identifiera eventuella problem.

Kom ihåg att begränsningar kanske inte bara är fysiska. De kan också innehålla immateriella faktorer som ineffektiv kommunikation, restriktiva företagspolicyer eller till och med dålig lagmoral.

Tänk också på att, enligt teorin, ett system endast kan ha en begränsning åt gången. Så du måste bestämma vilken faktor som är din svagaste länk, och fokusera på det. Om det inte är uppenbart, använd verktyg som Pareto Analysis eller Queuing Models för att identifiera begränsningen.

Steg 2: Hantera begränsningen
När du har identifierat begränsningen måste du ta reda på hur du hanterar det. Vad kan du göra för att öka effektiviteten på detta område och bota problemet? (Goldratt kallar detta “utnyttjar begränsningen”.)

Dina lösningar varierar beroende på ditt lag, dina mål och den begränsning du försöker övervinna. Det kan till exempel innebära att en gruppmedlem delegerar arbete effektivt, ändrar lunchpaus eller semestertid för att effektivisera arbetsflödet, eller omorganisera hur en uppgift görs för att göra den effektivare.

Här är det användbart att granska metoder som används i Lean Manufacturing, Kanban, Kaizen och 5S-systemet för att se om dessa kan hjälpa dig att hantera din begränsning.

Återigen tycker du också att det är bra att brainstorma möjliga lösningar med personer i ditt team och att använda problemlösningsverktyg som Five Whys and Cause and Effect Analysis för att identifiera de verkliga problemen bakom komplexa problem.

Steg 3: Utvärdera prestanda
Slutligen, se hur din begränsning utförs med de korrigeringar du har infört. Fungerar det bra? Eller håller det fortfarande kvar resten av systemet?

Om begränsningen fortfarande påverkar prestanda, gå tillbaka till steg 2. Om du har hanterat begränsningen effektivt kan du gå tillbaka till steg 1 och identifiera en annan begränsning.

Notera:
Kom ihåg att teorin säger att varje process har minst en begränsning. Även om detta kan vara sant, var förnuftigt i hur du tillämpar teorin. Ibland avlägsnar denna begränsning minimal påverkan på prestanda.

Nyckelord
Dr Eli Goldratt utvecklade sin teori om begränsningar i sin 1984 bok “The Goal.”

Teorin säger att varje system, oavsett hur bra det utför, har åtminstone en begränsning som begränsar dess prestanda. Du använder teorin genom att identifiera din begränsning och omstrukturera hur du arbetar så att du kan övervinna det.

Du kan minimera begränsningar och arbeta mer effektivt för att uppnå dina mål genom att arbeta genom följande steg:

Identifiera begränsningen.
Hantera begränsningen.
Utvärdera prestanda.
Var förnuftig i hur du tillämpar teorin – ibland kan det inte vara värt att förbättra prestanda ibland det arbete som krävs för att fixa en begränsning.