Organisationsdesign

Är din organisation väl utformad, och hur vet du? Hur ser en väl utformad organisation ut? Hur känns det att jobba där? Och hur skiljer det sig från en dåligt utformad?

Det här är de typer av frågor du behöver utforska när du tittar på organisationsdesign.

Många likställer organisationsdesign med en organisations struktur: Orden ”lean” och ”flat” används för att beskriva organisationens design såväl som dess struktur. Faktum är att organisationsdesign omfattar mycket mer än bara strukturen: Organisationsdesign är processen att anpassa en organisations struktur med sitt uppdrag. Det innebär att titta på det komplexa förhållandet mellan uppgifter, arbetsflöde, ansvar och myndighet, och se till att alla stödjer verksamhetsmålen.

Bra organisationsdesign hjälper kommunikation, produktivitet och innovation. Det skapar en miljö där människor kan arbeta effektivt.

Många produktivitets- och prestandafrågor kan spåras tillbaka till dålig organisationsdesign. Ett företag kan ha ett bra uppdrag, bra människor, bra ledarskap, etc. och fungerar fortfarande inte bra på grund av dålig organisationsdesign.

Ta exempel på ett företag vars försäljningsavdelning och produktionsavdelning både fungerar som separata enheter. Ändå behöver de kommunicera om kundbehov och har inte organiserats för att göra det: Företagets prestanda lider som ett resultat. Ta sedan ett exempel på ett företag som vill växa genom att förvärva nya kunder. Ändå säljteamet belönas för kundretention istället: Återigen är företagets resultat kompromissat som ett resultat.

Hur jobbet är gjort, affärsprocesser, informationsdelning och hur människor stimuleras alla dessa påverkar direkt hur väl organisationen utför. Alla dessa faktorer är fasetter av organisationens design och varje fasett är viktigt för organisationens framgång.

Med tanke på betydelsen av organisationsdesign, varför är det så ofta att skylla på ineffektivitet och ineffektivitet? Anledningen är att organisationer ofta utvecklas snarare än att bli designade. Med liten eller ingen planering och intervention kommer den organisationsdesign som uppstår troligen att vara felaktig med felaktiga incitament, bearbetning av luckor och hinder för god kommunikation.

Utan grundlig planering tar en organisations design ofta en hierarkisk struktur. Denna struktur är vanlig eftersom företagsledare och chefer ofta är ovilliga att avstå från kontrollen. Sådana strukturer kan emellertid sakna flexibilitet, dra nytta av resurser och underanvända nyckelpersoner och färdigheter. När det gäller bra organisationsdesign handlar det om att få rätt balans – att få rätt kontroller, rätt flexibilitet, rätt incitament, och få ut det mesta av människor och andra viktiga resurser.

I den här artikeln tittar vi först på typer av organisationsdesign och deras användningsområden. Vi ser sedan mer i detalj på de viktigaste aspekterna av organisationsdesign och erbjuder några tips om hur du ser till att din organisation är anpassad till dina affärsmål.

Nedan följer en checklista över steg och element som du/ni bör gå igenom. Du/ni har definierat och formulerat organisationens:

  • Vision (drömmen)
  • Mission (vad och varför)
  • Mål (Objectives) (hur mycket av vad och av vem)
  • Strategier (Hur)
  • Aktivitetsplan (vem gör vad och när)
  • Du har en god känsla för när du kan använda modellen

Your Content Goes Here

Your Content Goes Here

Your Content Goes Here

Typer av organisationsstruktur
De flesta organisationer är utformade eller utvecklas för att ha element i både hierarkin och mer flexibla organiska strukturer inom. (Organiska strukturer är mer informella, mindre komplexa och mer ”ad hoc” än hierarkiska strukturer. De är beroende av människor inom organisationen genom att använda sitt initiativ för att ändra hur de fungerar när omständigheterna förändras.)

Innan vi tittar på några av de vanliga typerna av organisationsstruktur är det värt att titta på vad som karaktäriserar en hierarkisk struktur och hur den kontrasterar mot en organisk struktur. Det är värt att säga att en typ av struktur inte är egentligen bättre än en annan. Det är snarare viktigt att se till att organisationsdesignen passar för organisationens syfte och för människorna inom den. Och avsnittet om att göra organisationsdesignbeslut nedan diskuterar detta mer i detalj.

Karaktäristisk Hierarkisk struktur Organisk struktur
Hög komplexitet – med mycket horisontell separation i funktioner, avdelningar och uppdelningar Vanligtvis lägre skillnad eller funktionell separation
Formellitet Hög – massor av väldefinierade kontroller och ansvar Nedre – ingen riktig hierarki och mindre formell ansvarsfördelning
Deltagande Låg – Medarbetare lägre organisationen har liten inblandning i beslutsfattandet. Högre deltagande – lägre anställda har större inverkan på beslutsfattare
Kommunikation Nedåt – Informationen börjar överst och sänks ner till anställda Sidan, uppåt och nedåtgående kommunikation – Informationen flyter genom organisationen med färre hinder
Funktionella strukturer och divisionsstruktur är båda exemplen på hierarkiska organisationsstrukturer.

I en funktionell struktur är funktioner (redovisning, marknadsföring, HR osv) ganska separata; var och en ledd av en ledande befattningshavare som rapporterar till verkställande direktören. Fördelen kan vara effektivitet och skalfördelar där funktionella färdigheter är avgörande. Den största nackdelen är att funktionella mål kan hamna överhängande organisationens övergripande mål.

I en avdelningsstruktur är företaget organiserat på kontor eller kundplats. Varje division är autonom och har en divisionschef som rapporterar till bolagets VD. Varje affärsenhet är typiskt strukturerad längs funktionella linjer. Fördelen här hänför sig till lokala resultat, eftersom varje division är fri att koncentrera sig på sin egen prestation. Nackdelen är att funktioner och ansträngningar kan dupliceras. Till exempel kan varje division ha en separat marknadsföringsfunktion och riskerar därför att vara ineffektiv i sina marknadsföringsinsatser.

Fler organiska strukturer inkluderar: enkla, platta strukturer, matrisorganisationer och nätverkskonstruktioner:

Göra organisationsdesignbeslut
Med tanke på de många strukturalternativen, hur går det med att göra beslut om organisationsdesign för ditt företag? Olika organisationsstrukturer har olika fördelar i olika situationer. Det som är viktigt är den övergripande organisationsdesignen anpassad till affärsstrategin och den marknadsmiljö där verksamheten fungerar. Det måste då ha rätt kontroller, rätt flexibilitet, rätt incitament, rätt personer och rätt resurser.

Här är bara några av de många saker som du kan tänka på när du tänker på din organisations struktur.

Strategi – Organisationsdesignen måste stödja din strategi. Om din organisation har för avsikt att vara innovativ kommer en hierarkisk struktur inte att fungera. Om din strategi är baserad på låg kostnad, hög volymleverans, då kan en styv struktur med snäva kontroller vara den bästa designen.

Storlek – Designen måste ta hänsyn till organisationens storlek. En liten organisation kan bli förlamad genom för mycket specialisering. I större organisationer kan det däremot vara stordriftsfördelar som kan uppnås genom att behålla funktionella specialavdelningar och team. En stor organisation har mer komplicerade beslutsfattande behov och vissa beslutsansvar kommer sannolikt att vara decentraliserade eller decentraliserade.

Miljö – Om marknadsmiljön du arbetar med (kunder, leverantörer, tillsynsmyndigheter, etc.) är oförutsägbar eller flyktig, måste organisationen vara tillräckligt flexibel för att reagera på detta.

Kontroller – Vilken nivå av kontroll är rätt i din verksamhet? Vissa aktiviteter behöver särskilda kontroller (till exempel patienttjänster på sjukhus, penninghantering i banker och underhåll av flygtransporter) medan andra är mer effektiva när det finns hög grad av flexibilitet.

Incitament – incitament och belöningar måste anpassas till företagets strategi och syfte. När dessa är feljusterade finns det en fara att enheter inom organisationen blir självbetjänade. Genom att använda det tidigare exemplet på ett företag som vill växa genom att förvärva nya kunder, är försäljningsgruppen incitiverad för kundretention och är därför självbetjäning snarare än anpassad till affärsändamålet.

Det finns mycket mer att organisera design än att bestämma om dess struktur. Den här listan visar bara några av fasettorganisationsdesignen som kan beaktas när man tänker på detta. Med varje steg av tillväxt eller varje förändring behöver organisationsdesignen omprövas och omjusteras vid behov. Listan kan också hjälpa dig att identifiera problem som kan orsaka lagproblem eller hålla tillbaka verksamheten.

För att lära oss mer om organisationsdesign rekommenderar vi tre utmärkta böcker om ämnet på Amazon.com: Designing Dynamic Organizations, Designing Organizations, och Designing Effective Organizations.

Ytterligare artiklar i Mind Tools om ämnet är: RACI, (med inriktning på ansvar och ansvarsområden); och Greiner Curve (mer på scenen av företagstillväxt).

Enkel struktur – Ofta i småföretag, den enkla organisationen är strukturen är platt. Det kan ha bara två eller tre nivåer; anställda tenderar att arbeta som ett stort team med alla som rapporterar till en person. Fördelarna är effektivitet och flexibilitet, och ansvar är vanligtvis tydliga. Den största nackdelen är att denna struktur kan hålla tillbaka tillväxten när företaget kommer till en storlek där grundaren eller VD inte kan fortsätta att fatta alla beslut.

Matrixstruktur – I en matrisstruktur har människor vanligen två eller flera rader av rapport. En matrisorganisation kan till exempel kombinera både funktionella och delade ansvarslinjer. En marknadschef kan till exempel rapportera till den funktionella marknadschefen och landsdirektören för divisionen han eller hon arbetar i. Fördelen är att organisationen fokuserar på divisionens prestanda samtidigt som man delar funktionella specialkunskaper och resurser. Den (ofta allvarliga) undergången är dess komplexitet – effektivt med två hierarkier, och med den extra komplexiteten av spänningar mellan de två.

Nätverksstruktur – Ofta känd som en mager struktur, denna typ av organisation har centrala, kärnfunktioner som driver den strategiska verksamheten. Det lägger ut eller underleverantörer icke-kärnfunktioner som, beroende på vilken typ av verksamhet som helst, kan innefatta tillverkning, distribution, marknadsföring av informationsteknik och andra funktioner. Denna struktur är mycket flexibel och kan nästan direkt anpassas till marknaden. Nackdelen är oundviklig förlust av kontroll, beroende av tredje man och komplexiteten att hantera outsourcing och leverantörer av underleverantörer.