Vad är organisationsdesign?

Tillverkning av högkvalitativa produkter som exempelvis bilar är ett riskabelt företag, med höga kostnader, komplexa designutmaningar och modetillverkningar.

Så ett företag som kämpar kan välja en rad konventionella metoder för att förbättra sin marknadsposition, till exempel att öppna nya territorier, utveckla nya produkter eller annonsera mer aggressivt. Eller det kan försöka en annan taktik för överlevnad och tillväxt: med hjälp av OD (organisation, eller organisation, utveckling).

Det här var vad Chrysler® gjorde i början av 1990-talet, vilket rapporterades vid den tiden och analyserades senare av bilhandelsexpert och OD-utövare Dr David Zatz.

Företaget bestämde sig för att få reda på varför försäljningen och marknadsandelen sjönk, så att den kunde ta itu med problemet vid sin rot. Det såg på alla dess processer, strukturer och relationer och gjorde förändringar på alla nivåer. Det konsulterade med sina anställda, leverantörer och kunder, och handlade om många av sina förslag till förbättringar. Och resultatet var dramatiskt: dess allmänna kostnader sjönk, det gick tillbaka till vinst, och dess rykte ökade.

I den här artikeln tittar vi på principerna som ligger bakom OD, och vi kommer att undersöka hur du får det bästa av det för dig, ditt team och hela din organisation.

Nedan följer en checklista över steg och element som du/ni bör gå igenom. Du/ni har definierat och formulerat organisationens:

  • Vision (drömmen)
  • Mission (vad och varför)
  • Mål (Objectives) (hur mycket av vad och av vem)
  • Strategier (Hur)
  • Aktivitetsplan (vem gör vad och när)
  • Du har en god känsla för när du kan använda modellen

Your Content Goes Here

Your Content Goes Here

Your Content Goes Here

OD principer
OD skiljer sig från många andra modeller för förändring, eftersom det bygger på tron ​​att organisationer beter sig som komplexa levande system.

Det innebär att varje avdelning, produkt och process i ett företag berör och påverkar alla andra. Så en förändring till ett område av ett företag kan få effekt över hela den. OD hjälper organisationer att ta reda på exakt hur delarna kopplas och undvika snabba lösningar som kan göra mer skada än bra.

OD antar att en organisation kommer att gå igenom naturliga cykler av tillväxt och förfall som helhet “kropp”. Det uppmuntrar därför ledare och chefer att undvika att vara självmord under tider av framgång. Istället kan de leta efter möjligheter att kontinuerligt förbättra alla funktioner, på alla nivåer.

Slutligen erkänner OD att verkliga levande varelser – människor – är hjärtat i varje organisation. Faktum är att det kommer att bli de människor som kommer att göra förändringen så att OD prioriterar processens etik och mänsklighet, som bygger på beteende- och samhällsvetenskap. Och det förväntar sig att anställda tar mycket av ansvaret för att utforma förändring snarare än att ha det “gjort för dem”. Bortfall kan fortfarande hända som ett resultat av OD, men de berörda personerna kommer sannolikt att förstå beslutet bättre än om de inte hade varit inblandade.

Definitioner
Fysik och socialvetenskapsman Kurt Lewin är känd som “Fader till OD”, även om han aldrig använt termen “OD” själv. Hans 1940-talets förändringsmodell består av tre faser (“frigör, byt, återfris”) som kan upprepas i cykler. Varje fas i varje cykel betonar skicklig, aktiv hantering av förändringen och dubbelriktad kommunikation om den.

Den mest kända tidiga referensen till OD själv är förmodligen av Richard Beckhard, i sin 1969-bok “Organisationsutveckling: Strategier i Modeller”. Han beskrev OD som en planerad, organisationsövergripande ansträngning, hanterad från toppen ner, för att förbättra processer med målet att öka företagets effektivitet och hälsa.

Numera används termen ofta på ett bredare och lösare sätt. OD kan vara ett strategiskt, organisationsövergripande och centralt styrt program för förändring, som varar flera månader eller år. På samma sätt kan det vara en lågmäld, taktisk, kontinuerlig förbättringsstrategi, kanske inriktade på en avdelning eller ett team. Och det finns all variation mellan, som är lämpligt för varje enskild organisation.

En definition av OD som sammanför dessa extremiteter av mening ges av Matt Minahan, från OD-nätverket:

“Organisationsutveckling är en del av kunskap och övning som förbättrar organisationsprestanda och individuell utveckling genom att öka anpassningen mellan de olika systemen inom det övergripande systemet. OD-ingrepp är inkluderande metoder och strategier för strategisk planering, organisationsdesign, ledarskapsutveckling, förändringshantering, prestationshantering, coaching, mångfald, lagbyggnad och balans mellan arbete och liv. ”

Så OD kan nå långt utöver institutionella eller ledningsrapporteringsstrukturer. Det kan påverka allt från företagsvision och uppdrag till beslutsprocesser och kommunikationsmetoder, samt till arbetsdesign och arbetsflöden.

När och hur hjälper OD OD?
Ledare kommer sannolikt att vända sig till OD om deras verksamhet står inför stora förändringar som har införts från utsidan. Och en HR-avdelning kan vara angelägen om att använda OD-tillvägagångssätt om den hanterar ett svårt internt problem, eventuellt relaterat till företagskulturen. Till exempel:

Organisationen har upplevt en fusion eller omlokalisering.
Arbetskraften har vuxit eller krympt betydligt på kort tid.
Anställdas moral är låg eller arbetsomsättningen är hög.
Feedback från kunder är dålig.
Leverantörer är inte angelägna om att hantera företaget.
Det finns spänning eller missförstånd mellan avdelningar.
Organisationens framtida riktning eller syfte är oklart.
Men ledare och chefer kan ansöka OD när som helst, inte bara i en kris. Till exempel kanske du vill öka respektabel men medelhög vinst, för att få bra avkastning. Du kanske bestämmer dig för att “OK” kundservice ska vara utmärkt. Eller du kan sträva efter att din produkt ligger högst upp i översynen.

Så OD kan gynna både “bottom line” och produktiviteten och hälsan hos ditt lag. Medarbetare kommer sannolikt att känna sig mer motiverade, arbeta närmare med andra lag och veta att de är betroda i den bredare organisationen. Du vill stanna längre om du är lyckligare och mer involverad, så retentionsräntorna ska stiga. Och du kommer alla att vara mer öppna i framtiden för att förändra, och att konfrontera och lösa problem.

Vem är ansvarig för OD?
Företag som planerar ett engångsprogram med större förändring kommer sannolikt att anställa konsulter OD-utövare. Din organisation kan ha egna OD-specialister, internt. Och generella HR- och L & D-utövare kan få OD-utbildning, så att de kan stödja tillvägagångssättet.

I alla utom de mest lokaliserade fallen gör ledande ledare och HR de ultimata besluten, och HR / OD-proffs implementerar dem. Men de samarbetar nära med chefer och lagmedlemmar för att säkerställa det bästa resultatet. Det betyder att du inte kommer att vara en passiv mottagare av OD – du kommer att vara en del av det.

Vad är OD-processen?
En av de mest populära formerna av OD använder handlingsforskningsmodellen, som diskuteras av franska och bell i sin bok “Organisationsutveckling: Beteendevetenskapliga Interventioner för Organisationsförbättring.” Följande faser är kärnan:

1. Definiera problemet
I alla fall är det viktigt att definiera problemet noga innan någon agerar.

Du kanske till exempel har märkt att din lagmedlems moral är låg, så du tycker om att hålla en social händelse för att uppmana dem. Men deras nedgång kan vara en reaktion på att se negativ täckning av företaget i media, till följd av att en kund skadats av en felaktig produkt. I det här fallet är problemet tillverkningskvalitet och en fest kommer inte att fixa det!

Men även användbar förändring kommer inte att lyckas om inte alla vill att saker ska vara annorlunda och tror att det är möjligt. Så, när du är säker på orsaken till förändringar måste du kolla ditt folks ställning och bedöma vilka åtgärder som kan öka sitt engagemang.

2. Diagnosera orsaken
Därefter är det dags att ta reda på vad som ligger bakom problemet, helt ner till “gräsrotsnivå”. Om problemet till exempel är en minskning av försäljningen kommer företaget troligen att ställa frågor som:

Finns det ett problem med produkten? Är det dålig kvalitet, orörlig eller prissatt för högt? Vad ledde till detta?
Är försäljningsgruppen oerfaren eller saknar motivation? När och hur kom det?
Finns det konflikt mellan avdelningar eller mellan verksamheten och dess leverantörer? Vilken inverkan har den?
Är företagssystem eller utrustning som håller på att återhämta sig annars kreativa och kompetenta medarbetare? Hur exakt?
Finns det en ny konkurrent på kvarteret som stjäl kunder? Finns det en annan produkt, lägre priser, bättre service eller något annat? Vad förändras där ute på marknaden?
Undersökningen kan snabbt involvera fler områden i organisationen än vad som sannolikt sett i början, så var redo för dig och ditt team att bli ombedd att bidra. Använd McKinsey 7-S Framework för att starta din diagnos, och använd orsak och effektdiagram, flödesdiagram och analys av röda orsaker för att gräva djupare.

Du kan vara involverad i att analysera existerande data, springa fokusgrupper, intervjua personer en-mot-en eller genomföra undersökningar. Att prata med människor kan ge ett kritiskt viktigt sammanhang och inblick som förklarar de kala fakta och figurer.

3. Design och lag
Äntligen är det dags att agera – men det kanske inte är lätt! Du har tänkt på alla möjliga lösningar under forskningsfaserna, men det kommer också andra deltagare – och du kanske inte håller med varandra. Det är här input från en OD-utövare kan vara särskilt användbart. Han eller hon kan hjälpa till att samla alla i utformningen och genomförandet av en lösning som passar hela organisationen.

Alla OD-ansträngningar kommer att omfatta förbättrade strukturer, processer och kultur och anpassa dem till organisationens prioriteringar. Det kommer att innebära individuell och teamutveckling. Och det kan finnas jobb att göra med målinställningar, bedömningar eller belöningar, för att förbättra medarbetarnas prestation och motivation. Men nyckeln till framgångsrik förändring är att skräddarsy dessa insatser till din organisation, avdelning eller team.

Det är klokt att pilotdelar av ett omfattande program innan du rullar ut hela saken, så ditt lag kan behöva viss försäkran om att denna efterlängtade förändring kommer att hända. Och kom ihåg att processen är cyklisk, så det kommer att finnas möjligheter till mer förändring senare.

4. utvärdera och bädda in
I denna fas kommer du och ditt team troligen att delta i att samla bevis på programmets resultat. Som i Diagnos kommer det att finnas en rad metoder för att anställa, informella och formella, personliga och opersonliga.

Om ansträngningen visar sig ha varit framgångsrik kommer dina ledare att anta ändringen formellt och då spelar du en viktig roll för att bädda in det i vardagslivet. Om några delar av programmet misslyckades eller om du hade oväntade resultat, kan du komma tillbaka till början av cykeln för att ompröva problemet och dess orsaker och att omforma åtgärden. Tänk på att den första åtgärden kunde ha varit den rätta men genomförandet kunde ha varit felaktigt – men det skulle säga att det finns ett annat problem att hantera!

Nyckelord
Organisation eller organisationsutveckling (OD) är en förändringsledningsmodell som fokuserar på att förbättra företagets prestanda och hälsa genom att titta på dess strukturer och funktioner, ta ett mänskligt förhållningssätt till processer och kultur och involvera anställda på alla nivåer.

OD kan appliceras strategiskt till en hel organisation eller mer taktiskt till mindre enheter, i en kris eller som kontinuerlig förbättring. Många OD-program följer en cyklisk åtgärdsforskningsprocess: Definiera problemet, diagnostisera orsaken, utforma och agera och utvärdera och bädda in.

Du och ditt team kan vara inblandade på något sätt i ett affärsomfattande program, uppmanas att samarbeta öppet över funktionella och avdelningsgränser, för det gemensamma bästa. Du kan när som helst självständigt tillämpa OD-principer på situationer i ditt lag.