Vad är strategi

Organisationer strävar ständigt efter mager och effektiv verksamhet.

I synnerhet i det nuvarande ekonomiska klimatet kan ditt företag be dig att hitta möjligheter för lindrig förbättring i din avdelning eller område, så att du kan leverera samma värde till kunden till lägre kostnad för din organisation.

Det kan emellertid vara en utmaning att identifiera var dessa möjligheter är.

Du kan till exempel veta att du behöver förbättra din produktionsprocess eftersom produkterna kommer tillbaka med brister. Vad behöver du för att förbättra kvaliteten i den situationen? Ett alternativ är att lägga mer resurser i fysiska inspektioner. Men kommer det att lösa problemet, eller kommer det bara att lägga till kostnad för en process som är felaktig någon annanstans?

Nyckelfaktorer

Your Content Goes Here

Your Content Goes Here

Your Content Goes Here

Processförbättringar
Processförbättring är endast framgångsrik när du adresserar det underliggande problemet. Ett användbart sätt att förbättra processer framgångsrikt är att använda en mager tillverkningsteknik kallad Value Stream Mapping (VSM). Det härrörde från bilfabrikat Toyota, där de kallade det ”material- och informationsflödesmallning”. VSM används nu i stor utsträckning inom olika branscher som ett sätt att identifiera förbättringsprojekt.

Grundidén bakom Value Stream Mapping är detta: Om den underliggande processen är rätt, kommer resultatet att vara tillförlitligt. För att få processen rätt måste du förstå aktivitetssekvensen som ger värde till dina kunder.

VSM tittar på den fullständiga, end-to-end-processen. Det hjälper dig att kartlägga visuellt hur information och material flyter genom alla aktiviteter som inträffar – från det att en order läggs fram till den tid produkten eller tjänsten levereras. Starten är med kundbehov, där kartan visar hur och när informationen mottas. Slutet är när produkten eller tjänsten levereras till kunden, med kartan som visar hur beslutsfattande och kommunikationsprocesser påverkar hela flödet.

Genom att titta på din process från början (mottagande av order eller prognoser) för att slutföra (lagra eller distribuera produkten) kan du tydligt identifiera steg där inget reellt värde läggs till, eller där det finns en flaskhals – och sålunda kan du eliminera dessa typer av avfall. Din ursprungliga Value Stream Map blir baslinjen för förbättringsinitiativ som eliminerar värdefulla, slöseriösa aktiviteter.

Observera att kartan bara är så detaljerad som den behöver vara. Det måste med andra ord innehålla tillräckligt med information om informationsflödet och fysiska produkter för att hjälpa dig att identifiera problem och potentiella förbättringar, men inte mer än detta.

Förvirra inte Value Stream Mapping med Value Chain Analysis eller Porter’s Value Chain. Dessa verktyg ser på den strategiska delen av vad ditt företag erbjuder sina kunder. De ber dig att utvärdera om din slutprodukt kan förbättras, så att du lägger till mer värde för dina kunder och därigenom ökar din överklagande. Däremot ser VSM på hur produkten görs – för att säkerställa att varje steg ger värde till den övergripande processen.

Förvirra inte VSM med flödeskartor eller flödesscheman. Value Stream Maps tittar på processer på en högre nivå än typiska processflödesdiagram eller flödesschema. Traditionella processflödesdiagram används vanligen för att granska en specifik process i detalj (till exempel hur ett kundklagomål hanteras). Att producera en VSM hjälper dig att identifiera vad de viktigaste värdetilläggsaktiviteterna är, så att du kan eliminera de aktiviteter som inte lägger till värde.

Hur man skapar och använder ditt värde Stream-karta
Målet med Value Stream Mapping är att skapa en bild av hur varor (t.ex. material, mönster eller kundbehov) strömmar genom värdeflödet – från råvaror och ingångar till kundens slutprodukt.

Value Stream Mapping tillämpas bäst på processer som är rimligt rutinmässiga och standardiserade. Tillverkningsföretag är självklara exempel på dessa, men någon organisation som levererar en standard uppsättning produkter eller tjänster kommer sannolikt att dra nytta av att tillämpa VSM. Value Stream Mapping är osannolikt att vara användbar där arbetsprocesserna förändras kontinuerligt eller där kundanpassade produkter levereras, eftersom flödet kan förändras med varje kund eller projekt.

Följ dessa steg för att använda verktyget Value Stream Mapping:
Steg 1 – Identifiera produkten eller tjänsten till kartan
Välj en process för vilken du vill genomföra smidigare och effektivare metoder.

Det är viktigt att du definierar kartans räckvidd. Identifiera start- och slutpunkter, och se till att du kartlägger från ena änden av processen till den andra änden, så att du kan se var blockeringarna och aktiviteterna utan värde är.

Du måste också identifiera vilken del av den övergripande processen du behöver titta på. Som ett exempel, om mängden vinst du genererar från varje order faller, kanske du vill titta på hur en hel order är uppfylld. Om ordervolymen faller, kanske du vill titta mer på försäljningsprocessen.

Om du har delad utrustning eller andra resurser kanske du vill titta på tillverkningen som ett helt system istället för att titta på tillverkningen av en produkt.

För att illustrera stegen att skapa en Value Stream Map använder vi ett enkelt exempel: processen att omvandla en Internetorder till en levererad produkt.

Steg två – Rita nuvarande värde Stream karta
För att hjälpa dig att rita kartan, samla ett team av personer som representerar intressenterna i processen. Inkludera personer som både hanterar och stöder de olika delarna av värdeflödet. Det är här viktigt att inkludera personer som faktiskt gör jobbet och inte bara cheferna för lagledare – annars riskerar du att skapa en VSM som visar vad som ska hända, snarare än vad som faktiskt händer.

Du kan då observera och samla data för att slutföra kartan:

Brainstorm som är inblandad, både internt och externt vad som behövs för att leverera produkten eller uppfylla kundens behov och de uppgifter eller aktiviteter som går in på att producera produkterna.
Sätta upp dessa uppgifter så mycket som möjligt och inkludera kostnader och verklig arbetstid för varje uppgift, för att bygga upp en bild av genomsnittlig prestanda för varje uppgift (och – slutligen – för hela slutet till slutet ).
Titta på förseningarna mellan processens steg – till exempel hur lång tid en uppgift sitter i någons inmatningsfack – och lägg till det.
Här är de uppgifter som är inblandade i orderbehandling och leverans för vårt exempel:

Beställning och bearbetning.
Leverantörsförbindelser.
Lagerhantering.
Orderplockning.
Förpackning.
Frakt.
Beroende på din verksamhet kan någon av dessa uppgifter vara föremål för sin egen Value Stream Map – det är därför att definiera räckvidd är så viktigt.

Så här organiserar du uppgifterna i vårt exempel:

Exempel Value Stream Map
Det finns programvara tillgängliga för att teckna Value Stream Maps, och det finns en uppsättning former som vanligtvis används för att representera olika delar av processen. Du kan eller kanske inte vill använda dessa, men det är viktigt att kartlägga din process tydligt och det är också viktigt att alla förstår vad de symboler du använder betyder.

Steg tre – Bedöm strömströmmen
I det här steget analyserar du om varje aktivitet i processen är ett mervärde. Här kan du leta efter smala förbättringsmöjligheter:

Vad är ”value add”?
Värdetilläggsaktiviteter ändrar ett objekt och gör det värt mer för kunden. Bilmontering är ett perfekt exempel: när bilkroppen rör sig längs produktionslinjen läggs fler och fler bitar eller enheter till, vilket gör det mer komplett. Så småningom blir det ett fullt fungerande fordon som folk kommer att köpa. Varje steg lägger till värde (även om klart det mesta värdet läggs till när den slutliga komponenten är installerad!)

På varje punkt i kartan, fråga dig själv, ”Gör den här aktiviteten tilläggsvärde?”
Identifiera dina värdetilläggspunkter.
Identifiera dina värdetilläggspunkter (till exempel platser där material lagras, överflödigt eller alltför stort pappersarbete och platser där det finns långa ledtider).
Bestäm vilka icke-värde-add-poäng som fortfarande är nödvändiga (till exempel för att uppfylla lagstiftningskrav, hantera andra överensstämmelseproblem och säkerställa arbetstagarnas säkerhet).
Steg fyra – Skapa en ”Framtida stat” Value Stream Map
Kartlägg hur du vill att din förbättrade process ska se ut i framtiden. Hur kommer processen att fungera efter att du har eliminerat det avfall du identifierade i föregående steg? Följ dessa tips:
Antag att allting är möjligt.
Fråga dig själv vad din skäste konkurrent skulle göra.
Tänk på hur du skulle strukturera processen om du startade verksamheten idag med obegränsad kapital.
Leta efter liknande aktiviteter och se om det finns ett sätt att gruppera dem.
Identifiera flaskhalsar och kritiska händelser.
Leta efter sätt att förenkla aktiviteter som är komplexa.
Bekräfta att kunderna faktiskt värderar varje omvandlingsaktivitet.
Leta efter vanliga former av avfall, som dessa:

Flytta produkt / material ineffektivt.
Använda utrustning och människor i onödan.
Håller för mycket eller för liten inventering.
Utföra ineffektiva kvalitetskontroller.
Lagerfärdiga färdiga varor.
Lägga till funktioner eller genomföra behandling som kunden inte värdesätter.
Här är några av förbättringsmöjligheterna i vårt exempel:
Eliminera överflödiga godkännanden eller flytta dem tidigare i processen för att förhindra onödigt arbete.
Förbättra informationsflödet (papper eller elektronik).
Omstrukturera lagerverksamheten för effektivitet.
Uppdatera lagerstyrningssystemet.

Steg fem – Skapa en plan för att genomföra den önskade staten
När du har identifierat dina mål kan du utveckla en plan för förändring. Vid denna tidpunkt börjar många organisationer också andra mager processer – som Kaizen,
Kanban och Just In Time. Kom ihåg dock att den tid du investerar i VSM kommer att betala endast om du följer igenom genomförandeplanen.

Dessa riktlinjer hjälper dig att göra det:

Använd VSM för att kommunicera dina mål och mål.
I ditt VSM-team, inkludera personer som kommer att arbeta med de nya aktiviteterna. Detta bidrar till att öka inköpen.
Tala ofta om mager och effektiv verksamhet så att den blir en del av din företags kultur.
Leta efter sätt att belöna effektiva arbets- och effektivitetsförslag.
Steg Sex – Implementera planen
Olika tekniker kan användas, men en av de mest populära som används med VSM är en serie ”Kaizen Blitzes”, som varar ungefär en vecka. Dessa flyttar dig gradvis från nuvarande tillstånd till framtida tillstånd.

Steg sju – granska resultaten och repetera
Nyckelord
Value Stream Mapping skapar en grafisk representation av hur en process fungerar, vilket visar länkarna mellan materialflöden och information.

Det ger ett gemensamt språk för folk att använda för att kommunicera vad som händer, och varför saker behöver ändras. Genom att arbeta genom processen får du en mycket bättre förståelse för hur din arbetsaktivitet passar ihop – och du kommer att kunna skapa en handlingsplan för att eliminera avfall och slutligen för att öka vinsten för din organisation.