Ett bra sätt att få förståelse och överblick av den strategiska processen är att använda sig av en modell eller flöde som på engelska brukar kalas VMOSA. Detta står för Vision, Mission, Mål, Strategi och aktivitets- eller genomförandeplan. I följande avsnitt beskrivs hur ett arbetsflöde likt VMOSA kan användas för att i praktiken omsätta en framtida dröm och vision till verklighet genom framtagande av mål, definiera dessa för att sedan utveckla aktivitets- och genomförandeplaner. VMOSA (Vision, Mission, Mål, Strategier och Aktivitetsplaner) kan liknas vid en praktisk process som används i organisationer för att definiera en vision och utveckla moment för att få till stånd en förändring eller utveckling. Processen kan fungera som ett verktyg i organisationen i arbetet med att fastslå och uppnå mål på kort sikt under tiden organisationen har sikte och navigerar mot den långsiktiga visionen. Vilka är då fördelarna med att arbeta med en process som denna? Genom att införa den här processen kan ledningen på ett enkelt sätt skapa förståelse och bygga konsensus kring verksamhetens färdriktning i framtiden. Ett sätt att färdas på en resa är genom strategisk planering! VARFÖR SKA ORGANISATIONEN ANVÄNDA SIG AV EN PROCESS? Varför bör din organisation använda sig av en strategisk planeringsprocess? Det finns flera skäl och nedan ger vi några exempel på varför: • En process lägger grunden för att förverkliga framtidsvisioner och drömmar. En process bidrar till att skapa en tydligare bild av vad som behöver göras för att uppnå visionen och drömmen. • Genom att genomföra en process i grupp skapar du förutsättningar för att bygga samsyn och konsensus kring vilka saker som är viktiga att fokusera på och vilka som är de viktigaste stegen organisationen måste ta framöver • Processen ger dig också möjligheter att utveckla din vision och mission tillsammans med det team som ska hjälpa till att förverkliga organisationens framtidsplaner. • Processen kan möjliggöra för organisationen att fokusera på kortsiktiga mål under tiden ledning kan navigera och hålla spaning på den långsiktiga visionen och missionen. NÄR BÖR EN STRATEGISK PROCESS ANVÄNDAS? Det är självklart alltid viktigt att ha en klar och tydlig färdriktning för vart organisationen ska i framtiden. Inte minst i den tid när paradigmskiften sker allt tätare som Katarina Cornelius skriver i sin bok ”Byt Värld” . Nedan listas ett antal hållpunkter som kan vara bra att hålla minnet då en strategisk process är viktig att genomföra: • Vid uppstart av en ny organisation eller verksamhet • När organisationen startar en ny verksamhet eller större projekt, eller när organisationen ska drivas i en ny riktning • När organisationen tappat fokus, förlorat momentum eller är låst i gamla strukturer • När organisationen söker ny finansiering eller nya investerare. Vid dessa tillfällen är det mycket viktigt att tydliggöra vision och mission så att intressenter tydligt vet vart ambitionsnivån ligger och vart någonstans verksamheten är på väg.   VISION (DRÖMMEN) En vision ska förmedla ett framtidsscenario som kan liknas vid en dröm. En bra vision är formulerad så att det ger organisationen och omvärlden en tydlig bild av vad verksamheten önska uppnå. En visionsformulering säger ”vad vi vill att vår verksamhet ska bli”. En vision är oftast en mening lång, bör vara inspirerande, tydlig och som uttrycker verksamhetens önskade ställning i framtiden. En bra vision motiverar även medarbetare till att prestera mer och göra en extra ansträngning inom och för organisationen. Visionen bör också ange vilka resurser, kompetenser och färdigheter som behövs för att uppnå det framtida målet. På detta sätt styrs beslutsfattandet och resursfördelningen mer effektivt. Långt ifrån alla visioner är bra, även om de är visionära! En del visioner tenderar att vara generiska eller fokusera på t.ex. finansiella mål som sällan motiverar medarbetare. Om en verksamhet lägger lite ansträngning i att slipa på visionen kan den enkelt bidra till att: • Motivera och inspirera anställda • Att skapa ett syfte att arbeta för • Ger ett syfte att arbeta för • Stretcha målen (sätta tillräckligt utmanande mål och som är svåra att uppnå med nuvarande resurser och kapacitet). • Förse chefer och ledare vägledning i hur mest effektivt fördela resurser   MISSION (VAD OCH VARFÖR) Att formulera, eller för den delen, förfina en mission är nästa steg i planeringsprocessen. Missionen är en beskrivning av vad en organisation faktiskt gör – vad dess verksamhet är – och varför den gör det. I många fall även uttryckt som verksamhetens ”filosofi”, ”kärnvärden” eller även ”vår ambition”. Missionen är ett ”statement” som definierar verksamhetens huvudsakliga syfte eller skäl att finnas till. Den säger vad en verksamhet är och vad den gör. Enligt managementgurun Peter Drycker så är missionens den huvudsakliga vägledningen i att skapa planer, strategier och fatta dagliga beslut. Missionen är också ett viktigt kommunikationsverktyg som förmedlar information om verksamhetens produkter, tjänster, service, målgrupper, geografiska marknader, filosofi, värderingar och planer för framtiden för tillväxt och utveckling till alla intressenter. Missionen ska med andra ord ange alla skäl till varför verksamheten existerar så att alla anställda, leverantörer, samarbetspartners, kunder eller samhället förstår vilka drivkrafter som ligger bakom organisationens verksamhet. En mission bör innehålla ett antal komponenter för att vara fullständigt effektiv och enligt NN så dessa: 1. Kunder. Vilka är organisationens kunder? Hur skapar verksamheten värde för dessa? 2. Produkter eller tjänster. Vilka är de huvudsakliga produkterna eller tjänsterna som erbjuds. På vilket sätt är dessa unika? 3. Marknader. På vilken geografisk marknad opererar verksamheten. 4. Teknologi. Vilken är verksamhetens huvusakliga teknologi eller innovation? 5. Överlevnadsidé. Hur tanker verksamheten kring tillväxt och finansiell sund utveckling? 6. Filosofi. Vilka är de grundläggande värderingarna och filosofi som guidar organisationen. 7. Självbild. Vilka är organisationens styrkor, kompetenser eller konkurrensfördelar. 8. Offentlig image. Är organisationen socialt ansvarstagande och miljövänlig/orienterad? 9. Personalpolitik. Hur behandlar och hanterar organisationen sina anställda. Flertal studier har genomförts huruvida en välformulerad mission och kommunikationen av densamma hjälper en organisation att prestera bättre. Det visar sig vara blandade resultat. En del resultat visade positiva effekter medan en del resultat visade inget samband eller rentav negativa effekter. Trolig förklaring till det senare kan vara att många organisationer skrev sin mission för att det uppfattades som korrekt att göra så och i själva verket lade väldigt lite kraft i att kommunicera missionen till sina intressenter. Några konstateranden har ändå gjorts av flera experter på området och de är överens om att följande fördelar bidrar missionen med. • Informerar organisationens intressenter om planer och mål • Förenar anställda i ansträngningar i att uppnå organisationens mål • Fungerar som ett effektivt verktyg i PR-frågor • Förser organisationen med grund för resursallokering • Guidar i strategisk och daglig beslutsfattande • Visar att organisationen är proaktiv   MÅL (OBJECTIVES) (HUR MYCKET AV VAD SKA GENOMFÖRAS OCH NÄR) När organisationen har utvecklat och formulerat sin mission är nästa steg att ta itu med formulering och framtagandet av specifika mål för att uppnå missionen. Målen som sätts ska relatera till mätbara resultat för verksamhetens eller projektets för den delen, breda och övergripande mål. Organisationen mål innebär att definiera hur mycket av vad som ska genomföras vid en speciell tidpunkt. Ett omfattande, men mycket effektivt sätt är att organisationen sätter tydliga mål för varje affärsområde, avdelning, team och anställd. Målen bryts ner från en nivå till nästa nivå. Metodiken utvecklades tidigt av managementgurun Peter Drucker och kom att kallas ”Management By Objectives.” . Den här managment-modellen tenderade senare att försvinna till förmån för andra modeller såsom ”Balanced Scorecard” m.fl. En effektiv metod för att sätta mål är att använda sig av SMART-modellen. SMART står för: • S – Specifika mål (eller betydelsefulla) • M – Mätbara (eller meningsfulla) • A – Uppnåbara (eller aktivitetsorienterade) • R – Relevanta (eller belönande/givande) • T – Tidsbunda (eller spårbara)Time-bound (or Trackable). Ett exempel, istället för att ha som mål att “segla runt jorden”, är det mer kraftfullt att använda sig av ett SMART mål. ”Ska ha genomfört min resa runt jorden innan december 2021” Detta kommer ju uppenbarligen bli möjligt endast om en mängd förberedelse är gjord i förväg. Tänk också att det inte räcker med att sätta mål högst upp i organisationen och sedan skicka dem nedåt. Mål måste passera ett antal olika steg i samverkansprocess med acceptans. Detta kan förklaras med att mål som medarbetare ska uppnå är sådana som de håller med om och accepterar.   STRATEGIER (HUR) Vad föredrar du när du ska åka på semester? Lågprisflyg utan extra service, trångt utrymme, men tar dig dit du ska (Kostnadsöverlägsenhet). Eller väljer du ett dyrare flygbolag med utmärkt komfort, kanske tillgång till ”lounge”, gratis mat och dryck på flyget (Differentiering). Eller väljer du ett alternativ som har begränsat med avgångar till ett antal specifika destinationer (Fokusering) och istället får du byta flyg, eller till och med flygplats, på väg till resmålet till bästa möjliga pris. Valet är ju som alltid upp till dig och denna metafor är endast till för att beskriva hur, i det här fallet, flygbolag använder sig av olika strategier för att uppnå konkurrensfördelar i en mycket utsatt bransch med många aktörer. Oavsett vilken strategi de olika bolagen använder sig av så har de valt olika fokus med målet att erbjuda en produkt eller tjänst sammansatt för en specifik målgrupp. Dessa tre olika strategier är exempel på ”generiska strategier” då dessa kan tillämpas på produkter eller tjänster inom alla industrier och i alla organisationer av alla storlekar. Först ut med denna strategi var professor Michael Porter som med boken ”Konkurrensstrategi” beskriver dessa generiska strategier som ”Kostnadsöverlägenhet” (inget extra), ”Differentiering (skapa efterfrågade produkter och tjänster) och ”Fokusering” (erbjud en speciellt utvald service på nischad marknad).   AKTIVITETSPLAN (VAD SKA SKE; VEM GÖR VAD, NÄR FÖR ATT SAKER SKA SKE) HAPPEN) Aktivitetsplanen är det som ner på detaljnivå beskriver hur de valda strategierna implementeras för att uppfylla och nå målen som organisationen tagit fram. Aktivitetsplanen(erna) bör referera till en specifik strategi som är vald för att brytas ner i specifika aktiviteter som sak utföras. Vi kan ta ett exempel från offentlig sektor och politikens område. Låt säga att en uttalad mission är att öka ungas intresse för politik och en av de valda strategierna är att informera och utbilda i hur valsystemen fungerar på kommunal, regional och nationell nivå. Några av aktivitetsåtgärderna kan då vara att utveckla åldersanpassat utbildningsmaterial för studenter på t.ex. gymnasienivå, hålla låtsasval för kandidater i lokala skolor och att inkludera lite undervisningstid i läroplanen. Aktivitetsåtgärder utvecklas för varje vald strategi eller förändring som ska åstadkommas och bör inkludera följande steg: • Aktivitet(er): Vad ska ske • Person(er) ansvariga: Vem gör vad • Datum färdigställt: Tidsåtgång för varje aktivitet • Resurser som krävs: Resurser och stöd (både vad som behövs och vad som finns tillgängligt) • Hinder eller motstånd och en plan för att eliminera dessa • Samarbeten och partners: Vilka andra bör vara informerade/delaktiga i den här aktiviteten Nedan följer ett exempel på aktivitetsplan som för illustrera ett flöde: Aktiviteter Person(er) ansvariga Datum färdigställt Resurser som krävs Hinder eller motstånd Samarbete/ Partners Utkast utbildningsplan gymnasieval NN (från gymnasieskolans utbildningsenhet) April 20xx 25 000 kr (resten sponsras av utbildningsföretag) Inga kända Utbildningsrådet Ask local corporations to introduce flex-time for parents and mentors Maria Suarez (from business action group) September 2008 5 hours; 2 hour proposal prep; 3 hours for meeting and transportation Corporation: may see this as expensive; must convince them of benefit of the plan for the corporation Members of the business action group and the school action group Självklart, när du är klar med att utforma den strategiska planen eller ”VMOSA” för din organisation, börjar du helt enkelt i det här arbetet. Din handlingsplan måste testas och granskas, sedan provas och revideras igen. Du måste få feedback från medlemmar i samhället och lägga till och subtrahera element i din plan baserat på den feedbacken.  SUMMERING Alla har en dröm eller vision. De flesta mest framgångsrika individerna och organisationerna tar drömmen och förverkligar den. Ett sätt att uppnå visionen och drömmen är att använda sig av en process eller metod likt den som beskrivs i detta avsnitt. Processen kan hjälpa till i arbetet med att formulera drömmen och visionen, sätta mål, identifiera vägar för att nå dessa mål och slutligen rent praktiskt tydliggöra vad som behöver göras för att åstadkomma resultat. I detta avsnitt har övergripande försökt beskriva en process eller metod för att genomföra en strategisk plan. Gå gärna tillbaka och läs igen, fundera och reflektera. Om du känner dig nöjd kan då gå vidare till nästa avsnitt som mer i detalj beskriver hur du kan utforma och utvecklas din strategiska plan.

Nyckelfaktorer

VMOST-analys hjälper dig att se klart om din organisations vision, uppdrag, mål, strategier och taktik är väl anpassade.

Det hjälper till att klargöra om din vision driver ditt uppdrag, som sedan driver en tydlig uppsättning mål. Målen bör i sin tur driva strategier för att uppfylla dessa mål och taktik för att genomföra dina strategier.

Du kan genomföra en VMOST-analys både för ett befintligt företag och för föreslagna ändringar.

Your Content Goes Here

Your Content Goes Here

Your Content Goes Here

Förstå verktyget
Låt oss titta på de fem VMOST-komponenterna:

Vision – Det här är din organisations syfte, vad gäller dess värderingar eller hur det handlar om att göra affärer. Det ska inspirera personal och hjälpa kunderna att förstå varför de skulle vilja använda företagets produkter eller tjänster.
Uppdrag – Det här är också organisationens syfte, men uttryckt i nyckelåtgärder som måste uppnås för att uppnå din vision.
Mål – Det här är specifika mål som du måste mötas för att uppnå uppdraget.
Strategi – Det här är den övergripande planen du följer för att uppfylla dina mål.
Taktik – Det här är specifika uppsättningar åtgärder som behövs för att genomföra din strategi.
För att någon organisation ska lyckas ska alla fem komponenter vara väl anpassade – oavsett om du tittar på dem från topp till botten eller från botten till toppen.

Titta från toppen ner behöver du anpassning eftersom en klar vision driver uppdraget – vilket i sin tur låter dig ställa dina mål eller mål för att uppnå det uppdraget. Du utformar strategier för att möta dina mål, och du implementerar dina strategier med specifika taktik eller aktiviteter.

Titta från botten upp, bör dina taktiska handlingar uppfylla dina strategier som hjälper dig att uppfylla dina mål, vilket hjälper dig att uppnå ditt uppdrag, vilket i sin tur hjälper dig att realisera ditt företags övergripande vision.

Så här använder du verktyget
För att utföra en VMOST-analys måste du bestämma om alla fem VMOST-elementen är anpassade, både från en uppifrån ochifrånifrånifrån.

Gå igenom varje steg nedan för att kontrollera hur bra VMOST-elementen passar ihop i din situation.

Steg 1:
Välj omfattningen av din analys.

Vill du bedöma hur bra din organisations dagliga verksamhet bidrar till sin vision? Eller vill du bara fokusera på ditt eget bidrag eller ditt lag?

Steg 2:
Samla de fem uppsättningarna information för det räckvidd du valde i steg 1:

Vision uttalande.
Uppdragsbeskrivning.
Viktiga mål.
Strategidokument.
Taktiken brukade leverera den strategin.
Steg 3:
Svara på följande frågor:

Passar de viktigaste åtgärderna i ditt uppdragsförklaring de värden som beskrivs i din vision?
Om du uppnår målen kommer åtgärderna i uppdragsbeskrivningen att nå de nivåer som beskrivs i uppdraget?
Stödjer din organisations strategi uppnåendet av målen?
Kommer din taktik att leverera strategin?
Om svaret på varje fråga i steg 3 är ja kan du vara säker på att du, ditt team eller hela din organisation – beroende på omfattningen från steg 1 – bidrar till din övergripande vision genom din dagliga verksamhet.

Men om du svarade nej på någon av frågorna i steg 3 måste du justera eller omdefiniera ett eller flera av VMOST-elementen. Till exempel, om taktiken inte kommer att leverera strategin – och om ingen taktik du kan identifiera kommer att leverera strategin – måste du ompröva allt annat.

Följande artiklar i Mind Tools kan hjälpa dig att ändra dina VMOST-element:

Vision uttalanden och uppdragsförklaringar.
Management by Objectives (MBO).
Prestationshantering och KPI (Key Performance Indicators).
Porters generiska strategier.
Uppgiftstilldelning.
Tips:
Ett tätt kontrollerat tillvägagångssätt som detta passar bara vissa situationer och vissa branscher (se vår artikel om Birkinshaws fyra dimensioner av förvaltning för mer om detta). Använd din bästa bedömning när du använder detta verktyg till din egen situation.

Tips:
Ett tätt kontrollerat tillvägagångssätt som detta passar bara vissa situationer och vissa branscher (se vår artikel om Birkinshaws fyra dimensioner av förvaltning för mer om detta). Använd din bästa bedömning när du använder detta verktyg till din egen situation.
Nyckelord
VMOST-analys hjälper dig att se klart om din organisations vision, uppdrag, mål, strategier och taktik är väl anpassade.

Det hjälper till att klargöra om din vision driver ditt uppdrag, som sedan driver en tydlig uppsättning mål. Målen bör i sin tur driva strategier för att uppfylla dessa mål och taktik för att genomföra dina strategier.

Du kan genomföra en VMOST-analys både för ett befintligt företag och för föreslagna ändringar.